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Dealing with complaints = Reklamationen behandeln

Dear Mr Brown

We were concerned to learn from your fax of October 3rd that the consignment of telephones ordered from us was damaged on arrival.

We very much regret the inconvenience this has caused you. Upon investigation, we have ascertained that the consignment was packed in the usual manner, which in our experience is more than adequate for a journey of the kind undertaken. Any damage occurring in transit, however, is the responsibility of the carrier, and we have handed the matter over to our insurance company, who will be contacting you shortly.

I have asked one of our agents to arrange to call at your premises to inspect the damage. In the meantime, a replacement for the damaged articles was dispatched today.

Once again, we apologize for the inconvenience caused, and trust that you will find the replacements satisfactory.

Yours sincerely

Peter Novak

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Nützliche Wortverbindungen

 

Wir bestätigen, dass wir das Schreiben (die Reklamation) erhalten haben:

  • We have received your letter of … telling us that … = Wir haben Ihren Brief vom … erhalten, in dem Sie uns darüber in Kenntnis setzen, dass ...
  • We were concerned to learn from your letter of … that … = Wir waren besorgt, als wir aus Ihrem Brief vom … erfahren haben, dass ...
  • Thank you for your letter of … informing us that … = Wir bedanken uns für Ihren Brief vom ..., in dem Sie uns darüber in Kenntnis setzen, dass ...
  • We were sorry to hear that … = Wir haben mit Bedauern erfahren, dass ...

 

Wir erklären, warum es zum Lieferungsverzug kam:

  • We are sorry we have not yet been able to deliver your order no. 543. This is due to industrial action at our factory in Wolverhampton. Delivery will take place as soon as the strike is over. = Wir bedauern, dass wir Ihnen aufgrund des Streiks in unserer Fabrik in Wolverhampton die bestellte Ware noch nicht geliefert haben (Bestellung Nr. 543). Sie wird geliefert, sobald der Streik beendet wird.
  • We apologize for the delay, but our warehouse was recently damaged by fire. We will be able to deliver in three weeks’ time. = Wir entschuldigen uns für die Verspätung, aber unser Lagerhaus wurde vor kurzem bei einem Brand beschädigt. Die Ware wird in drei Wochen geliefert werden können.
  • Please accept our sincere apologies for this delay and the trouble it has caused you. We have arranged for a replacement to be dispatched immediately. = Bitte nehmen Sie unsere Entschuldigung bezüglich der Verspätung und der dadurch entstandenen Probleme an. Wir haben arrangiert, dass sofort ein Ersatzartikel verschickt wird.
  • The delay is due to customs complications which are holding up all shipments to the United States. We are doing everything in our power to make sure this consignment arrives as soon as possible. = Zur Verspätung kam es aufgrund von Komplikationen am Zoll, weshalb keine Sendungen in die USA verschickt werden können. Wir tun alles, was in unserer Macht steht, damit diese Sendung sobald wie möglich geliefert wird.
  • Since this delay is beyond our control we cannot assume any liability, but your claim has been passed on to our insurance company, who will get in touch with you in due course. = Da wir nichts für die Verspätung können, übernehmen wir dafür auch keine Verantwortung. Ihre Forderungen wurden bereits an die Versicherung übergeben, die Sie rechtzeitig kontaktieren wird.

 

Wir geben zu, einen Fehler gemacht zu haben:

  • We greatly regret having given you cause for complaint. The discrepancy in our invoice was due to a clerical error. It has now been rectified and we enclose our modified invoice/a credit note. = Wir bedauern, dass wir Ihnen einen Grund zur Beschwerde gegeben haben. Zu Unstimmigkeiten in unserer Rechnung kam es aufgrund eines Schreibfehlers. Das Problem wurde behoben und wir legen unsere geänderte Rechnung/Gutschrift bei.
  • We have investigated the cause of the problem and have found that a mistake was made because of an accounting error/a typing error. This has now been corrected. = Wir haben die Ursache für das Problem untersucht und herausgefunden, dass es zu einem Buchungsfehler/Schreibfehler gekommen ist. Das Problem wurde bereits behoben.

 

Wir kündigen an, dass Maßnahmen eingeleitet werden:

  • We were sorry to learn of the unsatisfactory service you experienced from our maintenance engineer. Your annoyance is quite understandable. We have started enquiries to discover the cause of the problem. = Wir haben mit Bedauern erfahren, dass Sie nicht mit der Dienstleistung unseres Wartungstechnikers zufrieden waren. Es ist verständlich, dass Sie verärgert sind. Wir haben Maßnahmen eingeleitet, um der Ursache dieses Problems auf den Grund zu gehen.
  • If you are prepared to keep the damaged goods, we will invoice them at a reduced rate/at 60 % of the list price. = Falls Sie sich bereit erklären, die beschädigte Ware zu behalten, werden wir sie zum niedrigeren Preis berechnen/werden wir Ihnen einen Rabatt von 60 Prozent auf den Katalogpreis gewähren.
  • We have taken the matter up with the forwarding agents and will inform you of the results. = Wir haben bereits über die Angelegenheit mit dem Spediteur diskutiert und werden Sie bezüglich der Ergebnisse informieren.
  • We have now taken steps to ensure that such a misunderstanding does not occur in future. = In der Zwischenzeit haben wir Maßnahmen eingeleitet, um sicherzustellen, dass es in der Zukunft zu keinem solchen Missverständnis mehr kommt.

 

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