Arranging meetings = Besprechungen, Meetings, Sitzungen vereinbaren
Das Vereinbaren von Besprechungen bzw. Meetings und eine entsprechende Planung repräsentieren die Grundlage einer erfolgreichen Durchführung verschiedener geschäftlicher Ereignisse. Es hängt viel davon ab, auf welche Art und Weise wir mit bestimmten Personen oder Unternehmen eine Geschäftsbesprechung vereinbaren. Infolgedessen umfasst das folgende Kapitel entsprechende Ausdrücke, die in Kombination mit einigen Übungen sicherlich sehr hilfreich sein werden.
1. USEFUL PHRASES = NÜTZLICHE PHRASEN
1.1. MAKING MEETING ARRANGEMENTS = BESPRECHUNGSTERMINE VEREINBAREN
- Just a quick note to arrange a time to meet. = Ich wollte mich nur kurz (bei Ihnen) melden, damit wir den Besprechungstermin vereinbaren.
- I’m writing to set up/arrange … = Ich schreibe (Ihnen), um einen Termin für … zu vereinbaren.
- Where/When should we meet? = Wo/Wann/Um welche Uhrzeit sollen wir uns treffen?
- Can you manage … ? / How about … ? = Können Sie …?/Kannst du …? / Hätten Sie am … Zeit?/Hättest du am … Zeit? / Was wäre es mit …?
- Is Monday/ … OK? = Wäre Ihnen/dir am Montag/… recht?
- Is the 5th of March at 6 pm convenient for you? = Passt es Ihnen am 5. März um 18.00 Uhr?
- What time would suit you? = Um welche Uhrzeit würde es Ihnen passen?
- Should I pick you up at/from … ? = Soll ich Sie/dich/euch an/bei/in/von … abholen?
- How/What about Tuesday? = Passt es Ihnen am Dienstag? / Hätten Sie am Dienstag Zeit? / Wie wäre es am Dienstag?
- What date would be convenient for you? = Welches Datum würde Ihnen passen? / An welchem Tag hätten Sie Zeit?
- Could you collect me at … ? = Könnten Sie mich an/bei/in … abholen? / Könntest du mich an/bei/in … abholen?
- Would Monday at 10.30 suit you? = Würde es Ihnen am Montag um 10.30 Uhr passen?
1.2. SOME RESPONSES = EINIGE ANTWORTEN
- I think that should be possible. = Ich denke, dass das möglich sein sollte. / Ich denke, dass das gehen würde.
- Tuesday would be good for me. = Dienstag würde mir passen.
- No, I don’t think that would be possible. = Nein, ich glaube nicht, dass das möglich wäre/gehen würde.
- That sounds fine. = Das klingt gut. / Das hört sich gut an. / Einverstanden.
- Monday’s bad for me, I’m afraid. = Montag passt mir leider nicht. / Am Montag kann ich leider nicht. / Ich befürchte, dass ich am Montag keine Zeit habe.
- Yes, that would be good for me. = Ja, das würde mir passen.
1.3. CONFIRMING MEETING ARRANGEMENTS = EINE VEREINBARTE BESPRECHUNG BESTÄTIGEN
- Please send me an email by 5 pm today to confirm this. Looking forward to seeing/meeting … = Bitte schicken Sie/schicke mir heute bis 17.00 Uhr eine Bestätigungsmail. Ich freue mich darauf, Sie/dich zu sehen/treffen …
- Just writing to confirm … = Ich schreibe (Ihnen), um … zu bestätigen.
- I’d like to confirm … = Ich möchte gerne … bestätigen.
- Tuesday is (would be) good for me. = Dienstag passt mir. / Dienstag würde mir passen.
1.4. CHANGING MEETING ARRANGEMENTS = EINEN BESPRECHUNGSTERMIN ÄNDERN
- I’m afraid I can’t make/manage Friday. How about Monday/… instead? = Ich befürchte, dass ich es am Freitag nicht schaffe. Wie wäre es stattdessen am Montag/…?
- This is to let you know that I’ve had to put off/postpone … = Hiermit lasse ich Sie/dich wissen, dass ich … verschieben/verlegen musste.
- I’m sorry but I can’t do Thursday/make Thursday. = Es tut mir leid, aber ich kann am Donnerstag nicht. / Es tut mir leid, aber ich habe am Donnerstag keine Zeit.
- I’m writing to call off/cancel … = Hiermit sage ich … ab. / Mit diesem Schreiben sage ich … ab.
2. MAKING MEETING ARRANGEMENTS USING A LETTER = BESPRECHUNGEN MIT HILFE EINES BRIEFES VEREINBAREN
In der Geschäftswelt findet das Vereinbaren verschiedener Besprechungen und Meetings oftmals mit Hilfe von Briefen (bzw. E-Mails) oder Telefonaten statt. Bei Telefongesprächen können Sie das bereits erworbene Wissen aus dem Kapitel ˝Das Telefonieren˝ und obige Ausdrücke einsetzen, um einen Brief entsprechend zu formulieren, empfehlen wir jedoch folgende Phrasen, von denen die meisten auch in E-Mails gebraucht werden können.
2.1. REFERRING TO A PREVIOUS LETTER = WIR BERUFEN UNS AUF EINEN VORHERIGEN BRIEF
- As mentioned in the letter/my letter of/dated … = Wie es in dem/meinem Brief vom … bereits erwähnt wurde, …
- As I/we mentioned/in the letter/my letter of/dated … = Wie ich in dem/meinem Brief vom … bereits erwähnte, … / Wie wir in dem Brief vom … bereits erwähnten, …
- With reference to the letter/my letter of/dated … = Bezugnehmend auf den/meinen Brief vom …
2.2. INTRODUCING AN INTENTION/A PLAN = WIR STELLEN EINE ABSICHT ODER EINEN PLAN VOR
- I (We are) am going to … = Ich werde … / Wir werden …
- I (We) intend/plan to … = Ich beabsichtige/habe vor/plane … / Wir beabsichtigen/haben vor /planen …
- I (We are) am to/I am due to … = Ich werde …/Ich beabsichtige … / Wir werden …/Wir beabsichtigen …
- I am (We are) planning to … = Ich plane … / Wir planen …
- My intention is/plan is (to) … = Ich habe die Absicht, … / Mein Plan ist es, …
2.3. OFFERING SERVICES OR POINTING OUT SOMETHING = WIR BIETEN DIENSTLEISTUNGEN AN ODER WEISEN AUF ETWAS BESTIMMTES HIN
- We/I would gladly … = Wir würden gerne… / Ich würde gerne…
- We are (I am) pleased to inform you that … = Wir freuen uns, Ihnen/dir mitteilen zu dürfen, dass…/ Ich freue mich, Ihnen/dir mitteilen zu dürfen, dass…
- We/I would be glad/grateful to … = Wir wären froh/dankbar, wenn … / Ich wäre froh/dankbar, wenn …
- We/I would be pleased to … = Wir würden uns freuen … / Ich würde mich freuen …
- (Perhaps) it has come to your attention/it may have come to your attention that … = (Vielleicht) sind Sie schon darauf aufmerksam geworden, dass … / (Vielleicht) haben Sie schon gehört, dass …
- You may be interested to know that … = Es dürfte Sie/dich interessieren zu wissen, dass …
2.4. EXPRESSING POSSIBLE DATES/TIMES OF MEETINGS = WIR BIETEN MÖGLICHE DATUMS/BESPRECHUNGSTERMINE AN
Verwenden Sie Ausdrücke, die im Rahmen des Abschnittes ˝Nützlicher Wortschatz˝ zu finden sind. Um negative Annahmen auszudrücken, empfehlen wir den Gebrauch folgender formeller Äußerungen:
- Should this not be convenient for you … = Sollte Ihnen das nicht passen …
- Should you be unavailable on Monday/ … /at 6 pm/ … /at this time … = Sollte es Ihnen am Montag/… um 18.00 Uhr/diese Uhrzeit… nicht passen … / Sollten Sie am Montag/… um 18.00 Uhr/diese Uhrzeit … keine Zeit haben …
oder informellere Äußerungen:
- If Monday/ … /6 pm/ … /this does not fit with your schedule/plans/ … = Falls Montag/… um 18.00 Uhr/… nicht in Ihren/deinen Zeitplan passt … / Falls das nicht in Ihren/deinen Zeitplan passt …
- If Monday/ … /6 pm/ … /this is not suitable/convenient for you … = Wenn es Ihnen/dir am Montag/… um 18.00 Uhr/… nicht passt … / Wenn Ihnen/dir das nicht passen sollte …
- If Monday/ … /6 pm/ … /this does not suit you … = Falls es Ihnen/dir am Montag/… um 18.00 Uhr/… nicht entspricht … / Falls Ihnen/dir das nicht entspricht …
2.5. ASKING FOR CONFIRMATION = WIR BITTEN UM EINE BESTÄTIGUNG
- Please inform me … = Geben Sie mir bitte Bescheid … / Gib mir bitte Bescheid …
- Tell me if/whether … (this/it is OK with you) = Lassen Sie mich wissen, ob Ihnen … (das recht ist). / Lass mich wissen, ob dir … (das recht ist).
- Please confirm/reply … = Bitte bestätigen/antworten Sie … / Bitte bestätige/antworte … / Bitte um Rückantwort.
- Let me know (if/whether) … = Lassen Sie mich wissen, ob/falls … / Lass mich wissen, ob/falls …
- Would you kindly confirm/reply … = Bitte bestätigen/antworten Sie …
- I would be grateful if you would confirm … = Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … bestätigen würden.
2.6. CONCLUDING A LETTER = WIR SCHLIESSEN EINEN BRIEF AB
- Can’t wait to see you. = Ich kann es kaum noch erwarten, dich/Sie zu sehen.
- Looking forward to seeing you. = Ich freue mich darauf, dich/Sie zu sehen.
- I/We look forward to hearing from you (soon) = Ich/Wir freuen uns, (bald) von dir/Ihnen zu hören.
SAMPLE DIALOGS
Dialog 1
TOM: Mr. Jereb?
JIM: Speaking.
TOM: Hi, this is Mr. Turner. I’m calling to set up a meeting with you and your team.
JIM: Oh great, when did you have in mind?
TOM: I’m kind of booked until mid-week. How’s Thursday sound?
JIM: Sounds good to me. 9 o’clock at my office?
TOM: Perfect. See you then?
JIM: We’ll be waiting.
Dialog 2
TOM: How are you going to get to the meeting?
JIM: I haven’t thought about it, actually.
TOM: Should I pick you up from the train station?
JIM: That would be lovely.
TOM: Then we can go direct together. That way we won’t have to try and coordinate two schedules, I’ll just be there when the train arrives.
JIM: Ok, I’ll call you if the train is running behind schedule. Otherwise see you there!
TOM: Looking forward to it.
Dialog 3
TOM: Hi, my boss asked me to call to reschedule your meeting together.
JIM: Oh no, we had everything in place already.
TOM: Yeah, we apologize for the inconvenience.
JIM: No problem. Well, if 8 o’clock on Monday doesn’t suit you, maybe we could try for the same hour on Wednesday?
TOM: That looks good, her schedule is completely free on Wednesday.
JIM: Ok, well then settled. Let’s postpone for 2 days, and see her on Wednesday morning.
TOM: Great!
Dialog 4
TOM: We have a couple of suggestions for meeting times.
JIM: Ok let’s see what you suggest and work from there.
TOM: Best for us would be Monday afternoon, but should you be unavailable then, we could also do Wednesday or Thursday.
JIM: Well Monday afternoon is convenient for us, since we already had a meeting fall through and we have that time slot open now.
TOM: Oh great, so shall we see each other, then?
JIM: It’s a deal!
Dialog 5
TOM: I’m afraid we have to call off the meeting for this Friday.
JIM: Oh, no. What happened?
TOM: Something came up. Nothing interesting, just a project with a fast-approaching deadline.
JIM: So are you canceling or postponing.
TOM: For the moment just canceling, as I’m not sure when we can reschedule.
JIM: Well, we need to have a meeting, right? We have a lot to discuss.
TOM: That’s true, so why don’t we get in touch on Monday to see what we can set up?
JIM: Better than nothing.
TOM: We apologize again, but it was out of our control.
Jim: Hey, Will. It’s Jim here.
Dialog 6
JIM: Hey, Will. It’s Jim here.
WILL: Oh, hello, Jim. How are things?
JIM: Fine, thanks. And you?
WILL: Not bad. What can I do for you?
JIM: I’m calling to arrange an appointment to discuss our future collaboration.
WILL: Yes, of course.
JIM: Well, I know we’re both very occupied. When would be the most suitable day and time for you? How about Wednesday?
WILL: I’m afraid I’ve got another obligation coming up that day. Can you manage Friday instead?
JIM: Let me see…Yes, Friday looks fine. What about at 16:00 that afternoon?
WILL: That’s a bit too late for me. Shall we rather say around noon? Are you available then?
JIM: Yes, I am.
WILL: That’s OK with me.
JIM: All right, see you then. Goodbye.
WILL: See you.
Dialog 7
TELEPHONIST: Good afternoon, Genx. How may I help you?
LUCY: I’d like to speak to Amanda, please.
TELEPHONIST: Who’s calling, please?
LUCY: My name is Lucy Crane.
TELEPHONIST: I’ll try to put you through.
LUCY: Yes, please. (after a couple of seconds)
TELEPHONIST: The line’s busy. Will you hold?
LUCY: Yes, please.
TELEPHONIST: The line’s still busy. Would you like me to connect you to her assistant?
LUCY: Yes, please do.
KIM: Kim here, Amanda’s assistant.
LUCY: Hello, this is Lucy Crane. I need to speak to Amanda.
KIM: I’m afraid she’s out of the office at the moment.
LUCY: Oh, really? I really need to speak to her.
KIM: Would you mind informing me what it’s about?
LUCY: I would like to discuss our forthcoming project.
KIM: May I have your name again?
LUCY: Of course, it’s Lucy Crane.
KIM: Amanda should be back in her office in about an hour. Would you like her to phone you back then?
LUCY: No, there’s no need to. I’ll call her back later.
KIM: As you wish. Goodbye.
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